Quantos componentes importados da China precisaremos este ano? Quantos produtos acabados devemos importar da Índia para não ficarmos sem estoque nem excedermos? Com que frequência devemos importar mercadorias? Todas essas são perguntas comuns entre empresários que estão iniciando na fabricação e importação de componentes e produtos. Uma decisão errada aumentará os custos, desabastecerá as linhas de produção e prejudicará a imagem da marca. E, no entanto, o cálculo é simples. Os estoques que uma empresa mantém em seus depósitos podem ser de diferentes tipos, dependendo de sua atividade econômica. Todos eles devem ser controlados periodicamente para planejar os pedidos com antecedência suficiente. O estoque pode consistir em:
- Matérias-primas que farão parte dos produtos fabricados.
- Produtos semiacabados pela empresa que requerem outra transformação para venda.
- Produtos acabados, fabricados pela própria empresa e destinados ao consumo final.
- Estoques de materiais comprados pela empresa e destinados à venda sem transformação.
- Outros suprimentos, como peças de reposição, embalagens ou recipientes.
- Subprodutos, como resíduos que podem ser utilizados ou materiais recuperáveis.
Empresas importadoras devem prever o abastecimento com antecedência suficiente para evitar perdas financeiras, paralisações na produção e danos à imagem da marca. Calcular o estoque necessário e saber quando fazer um pedido é fácil usando o modelo de Wilson. Uma gestão adequada de estoques envolve ter recursos armazenados para evitar a paralisação da produção, atender aos pedidos dos clientes, obter descontos por volume de compra, evitar imprevistos como o não cumprimento dos prazos de entrega ou um aumento inesperado na demanda e cobrir picos de vendas sazonais. Certos setores, como o têxtil, estão mais expostos a picos de demanda de produtos específicos, como roupas de inverno, trajes de banho, uniformes escolares, óculos de sol e outros produtos que são vendidos apenas em determinadas épocas do ano. Quando a mercadoria é importada da Ásia, é fundamental ser muito meticuloso na gestão de estoque, principalmente considerando os tempos necessários para fabricação e as longas distâncias que o pedido precisa percorrer desde o porto de origem até os depósitos do importador. Não calcular corretamente pode acarretar custos significativos para a empresa em termos financeiros e de reputação. No final, tudo se resume a um cálculo de custos que deve coincidir com as condições ideais de importação – quantidade mínima de produtos para a operação e prazos de serviço -, com a sazonalidade do fornecimento e com a capacidade física de armazenamento do estoque. Para calcular o custo de gestão de estoques, é necessário considerar três aspectos:
- O custo administrativo de gerenciar e fazer os pedidos aos fornecedores.
- O custo de aquisição ou preço do produto.
- O custo de manutenção de estoques, que inclui sistemas de gerenciamento, equipamentos de manuseio, seguros, pessoal de logística, espaço físico, obsolescência, juros pela financiamento para manter os estoques e ruptura de estoque, no caso de a empresa ficar sem estoque para atender aos pedidos ou para a produção.
Para atingir o ponto de aprovisionamento ideal com o menor custo possível, é necessário conhecer com precisão quais pedidos devem ser feitos para manter um estoque adequado e em que momento. Um planejamento adequado deve considerar três indicadores:
- Estoque máximo, que é a quantidade máxima de estoque que pode ser armazenada.
- Estoque mínimo ou de segurança, que é a quantidade mínima de estoque que deve ser mantida para evitar a falta de estoque.
- Ponto de pedido, que é o momento em que o nível de estoque requer um pedido para abastecer a tempo. Nesse sentido, é necessário considerar o tempo que o fornecedor leva para entregar.
O modelo de Wilson para a gestão ideal de estoques
Conhecendo o estoque máximo e o estoque de segurança, é possível calcular o ponto de pedido e o volume de mercadoria que deve ser importado. O modelo de Wilson é uma fórmula matemática comumente usada por empresas que desejam determinar com precisão o volume de pedidos que devem ser feitos e quando devem ser feitos. A equação de Wilson, projetada para avaliar os custos, pode ser invertida para calcular o volume do pedido. A operação matemática consiste em calcular a raiz quadrada do resultado da divisão do dobro do consumo estimado multiplicado pelos custos de importação pelo percentual que representa o custo de armazenamento sobre o investimento multiplicado pelo preço de cada unidade importada. Por exemplo, se uma empresa precisa de 4.000 guarda-chuvas a cada ano, que têm um custo unitário de 2,5 €, com um custo de importação de 300 € e um custo de armazenamento de 10% do investimento, o cálculo indica que cada pedido deve ser de 3.099 guarda-chuvas. Dessa forma, os custos da operação são otimizados e não ocorre falta de estoque. Para registrar os estoques, é utilizado um registro de controle no qual são anotados todos os produtos em estoque, sua valoração e as entradas e saídas, ordenadas cronologicamente. Seguindo o exemplo dos guarda-chuvas, cuja saída depende da estação do ano, o registro de controle deve indicar um alerta quando o estoque mínimo de 500 guarda-chuvas for atingido. Nesse momento, o processo de importação de um novo lote de 3.099 unidades deve ser iniciado. Se você deseja que seus armazéns tenham sempre a quantidade necessária de produtos para venda ou fabricação, gerencie seu estoque usando um cálculo que permita prever problemas nos pedidos, atrasos no transporte e picos de demanda.
